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A organização do evento "A Jornada do Consumidor" necessitava de um sistema de credenciamento robusto, de baixo custo e altamente profissional para gerenciar a inscrição e o check-in de 500 participantes. O desafio principal era lidar com dois públicos distintos em turnos separados (operacional/vendas e empresarial), garantindo uma experiência de alta qualidade desde a inscrição até a entrada no evento, ao mesmo tempo em que se coletavam dados estratégicos sobre os inscritos.
Para atender a essa demanda, foi projetada e desenvolvida uma plataforma de gestão de ponta a ponta, construída sobre um ecossistema de ferramentas low-code/no-code integradas, com o Google Workspace como cérebro central. A solução transformou um processo operacional em uma fonte de inteligência de negócio em tempo real.
Formulário de Inscrição Inteligente (Tally): Uma porta de entrada com múltiplas páginas e lógica condicional avançada, que adapta as perguntas com base no cargo do participante, permitindo uma qualificação detalhada do público empresarial.
Planilha Mestra (Google Sheets): O banco de dados centralizado da operação, equipado com fórmulas de automação para calcular o turno de cada participante, gerar QR Codes únicos e links para ingressos personalizados em tempo real.
Aplicativo de Check-in Personalizado (AppSheet): Um centro de comando móvel para a equipe de credenciamento que permite visualizar inscritos, confirmar inscrições, realizar o check-in via scanner de QR Code e desfazer um check-in em caso de erro.
"Ingresso Web" Dinâmico (Google Apps Script): Uma página web personalizada e responsiva para cada participante, contendo seu nome, turno e QR Code, acessível via link e hospedada na infraestrutura do Google.
Dashboard de BI em Tempo Real (Looker Studio): Um painel de comando para a organização do evento, exibindo ao vivo os principais KPIs: total de inscritos, total de presentes, taxa de comparecimento e os segmentos de negócio mais presentes.
Scripts de Automação (Google Apps Script): Um conjunto de robôs que trabalham nos bastidores para preencher status padrão, enviar e-mails e mensagens de WhatsApp, garantindo a comunicação com os participantes.
Manual de Operações Completo: Um documento técnico e operacional detalhado em PDF, garantindo que a equipe possa operar o sistema com autonomia e que o conhecimento do projeto seja preservado.
A automação de tarefas como a definição de status, categorização de participantes e o disparo de comunicações resultou em uma economia estimada de mais de 40 horas de trabalho manual. O processo de check-in otimizado permitiu uma operação com uma equipe mais enxuta e sem filas.
A experiência digital coesa e sem atritos transmitiu uma imagem de organização e inovação, fortalecendo a marca "Sobre Varejo" junto ao seu público-alvo.
Com o dashboard em tempo real, a organização pôde monitorar o pulso do evento ao vivo, entender o perfil do público presente e obter dados concretos para aprimorar a estratégia da próxima edição. O sistema transformou um custo operacional (credenciamento) em um investimento em inteligência de negócio.
